Deset tipů pro ještě lepší konference
Zatímco před dvěma lety byla konference na téma webu v Česku neznámým pojmem, v současnosti by se člověk, pokud by na to měl čas a náladu, mohl přesouvat z akce na akci. Množstvím jsme vyspělé země dohnali, ale co kvalita? Přes veškerou a (většinou) upřímně míněnou snahu jednotlivých organizátorů stále oproti akcím na světové úrovni, jako jsou například eventy britské firmy Carsonified, zaostávají. A zdaleka to není jen velikostí jejich rozpočtu.
Následující desatero vzniklo už před více než rokem, nyní je publikováno v drobně oživené formě, převážne na základě zážitků z akcí v poslední době: Webexpo 2009, IT 1.0/2.0 v rámci Invex fórum a Web 2.0 konference od DCD publishing (pdf soubor). Budu rád, pokud si pořadatelé akcí podbného typu z těch rad něco vezmou a jejich akce budou nejen pro mě ještě lepší.
1. Poskytněte co nejvíce informací o cílové skupině předem
Lidé by měli vedět, zda je akce, nebo její konkrétní část pro ně nebo ne. Jakou úroveň odbornosti budou přednášky/diskuse mít? Experti se na obecných přednáškách budou nudit, technické detaily zase neocení lidé z marketingu. Předem dobře připravený a podrobný přehled jednotlivých částí programu usnadňuje orientaci a pokud přednáška najde správnou cílovou skupinu, jsou spokojenější všichni. Na druhou stranu, čím přesnější popis přednášky v programu, tí je možné, že naláká někoho na něco, o čem ještě neslyšel, ale mohlo by jej to zajímat.
2. Snižte bariéry pro účast a nabídněte reálnou hodnotu
A to nejen pokud se za akci platí. Lidé do vás neinvestují jen konkrétní peníze, ale také svůj čas (a to nejen pracovní, ale také volný čas). Nabídněte jim za to reálnou hodnotu – někdy je to voda zdarma, někdy špičkový zahraniční host, záleží na typu akce. Nabídněte slevy pro ty cílové skupiny, které nemají peněz nazbyt (studenti, neziskovky…). Talenty je možné nacházet a rozvíjet jen tam, kde jsou nízké bariéry pro jejich účast. Požádejte sponzory, aby byly těmi, kdo budou pokrávat většinu nákladů – obvykle financují mnohem nesmyslnější akce než tu vaši.
3. Vyberte vhodný prostor
Každá akce má rozličné požadavky – konference, workshop, diskuse, otevřené neformlní setkání. Větší prostor s malou návštěvou je lepší než menší prostor s lidmi sedícími na schodech. Opravdu si dejte záležet na funkční technice – projektory, mikrofony, světla nebo topení/klimatizace jsou sice v celkových nákladech drobnosti, ale pokud nefungují, dokáží zážitek opravdu znechutit, a to jak přednášejícím, tak posluchačům. A nezpomínejte na prodlužovačky – na akcích pro geeky má každý druhý notebook a koupit pár kabelů s prodlužovačkami a natáhnout je mezi sedačkami se vám stokrát vrátí na příznivé odezvě.
4. Poskytněte předem detailní informace o akci
Bude na akci po celou dobu k dispozici občerstvení? Bude zdarma nebo za peníze? Bude se kde najíst po skončení akce? Bude k dispozici fungující wifi? Nemyslím wifi, ale fungující wifi? Pokud očekáváte, že se nějaká část programu uskuteční za aktivní účasti příchozích (diskuse, soutěž), řekněte jim o tom včas, aby se mohli připravit a akce měla spád.
5. Připravte opravdu pečlivě časový rozvrh
Lidskou přirozeností je nedodržovat časový rozvrh. Konzultujte předem s přednášejícími, jaká by byla vhodná délka jejich přednášky. Pamatujte, že méně je někdy více – zvládnout deset přednášek za den je nejen únavné, ale i zbytečné – z většiny si nic neodnesete. Pamatujte, že 5 minutová přestávka trvá vždycky 15 minut. Nabídněte dostatek času nejen pro přednášky, ale i pro registraci, oběd nebo networking – ten může zabrat klidně třetinu času. A hlavně, buďte dostatečně přísní na přednášející – v každé místnosti by měl být moderátor, kdo nejen uvede a představí přednášející, ale hlavně hlídá čas – a prezentaci, přetékající svůj čas, bez milosti utne. Lidé snáze prominou to, že ztratí 5 minut z jedné přednášky, než to, že se celý program protáhne o dvě hodiny. A buďte opatrní na panelové diskuse – u nich je poměr přínosných informací vůči balastnímu šumu často velmi nízký.
6. Usnadněte networking
Účelem akcí je kontakt mezi lidmi, ulehčete jej. Pokud to akce umožní, nechte každého se stručně představit, pokud ne, udělejte to pomocí techniky – např. sekcí na webu akce pouze pro účastníky, nebo třeba pomocí twitteru. Každý ocení, pokud uvidí, že na akci bude někdo, kdo by pro něj mohl být přínosem a může si předem domluvit kontakt. A když akce skončí, nabídněte prostor pro pokračování networkingu – i na neoficiální program budou mnozí dlouho vzpomínat. Visačky se jmény také velmi pomůžou. Poproste přednášející, aby byli v průběhu networkignových pauz k dispozici pro další diskuse.
7. Podívejte se, jak to dělají jinde
Navštivte podobnou akci v zahraničí – konferenci, barcamp nebo open coffee. Investujte pár tisíc korun a zaleťte si do Londýna na některou z akcí firmy Carsonified – tisíckrát se vám to vrátí. Požádejte zahraniční pořadatele o jejich zkušenosti – velmi rádi se podělí.
8. Použijte video
Pokud to rozpočet dovolí, zaplaťte si streaming, pokud ne, nechejte přednášky nahrát na video a zveřejněte je. Je to otázka pár korun a všechna energie, která byla do přípravy akce vložena, se ještě více využije. Lidé budou moci shlédnout přednášky, které třeba pro kolizi s jinými nestihli. Videa ale zpracujte v dohledné době, půl roku po akci po nich neštěkne pes. Požádejte sponzora o zaplacení videa za reklamu v něm – bude to mnohem efektivnější než nekolikametrový nesmyslný banner, visící na koferenci. Umisťování prezentací a příkladů na weby typu slideshare i na web akce by mělo být samozřejmostí.
9. Vytvořte ten správný ohlas
Jak před akcí (což je součást marketingu), tak na akci a přímo na ní vyzývejte lidi ke zpětné vazbě na blogu, sociálních sítích, diskusích nebo mezi svými kolegy. Odměňte bloggery, kteří vám se zpětnou vazbou a propagací nejvíce pomohli (např. volným vstupem příště). Čím víc se o akci bude mluvit, tím míň budete muset příště investovat do propagace. Pokud je nějaké médium vašim mediálním partnerem, pohlídejte si, aby o vás napsalo nejen před akcí, ale i po ní.
10. Nebuďte zklamaní, když něco nevyjde
Pořád se lidí ptejte, co byste mohli udělat lépe, aby byla příště akce lepší. Koho by chtěli vidět znovu, koho už nikdy, jakou zahraniční hvězdu pozvat, jakým tématům se věnovat a jakým ne. Jak jim chutnalo jídlo, zda nebylo vstupné drahé a jak se jím líbilo na místě. Pokud nebude vše dokonalé, každý ocení, že se staráte – pokud si tedy jejich výhrady vezmete alespoň trochu k srdci. A nezapomeňte – jako všechno v životě, tak i vaše akce by měla být i zábava. Aspoň trochu.
Související články (vybráno automaticky):
Tento blog sleduje aktuální dění o Facebooku, nejrozšířenější sociální síti současnosti. Podrobněji o tom, co zde můžete najít,
veena
Dobré shrnutí. Díky za čas, který jsi věnoval sepsání.